Desde primeros de septiembre me está pasando lo mismo en tres despachos distintos de Valencia. Alguien llama con esa voz de quien ha leído algo a medias y pregunta si es verdad que en enero hay que cambiar el programa de facturación. Y casi siempre viene la segunda frase: que su proveedor le ha mandado un correo ofreciéndole un programa homologado por Hacienda, con un descuento que vence el viernes.
Ahí es donde hay que parar, porque esa palabra es el problema. El software homologado por Hacienda no existe. No es una opinión mía ni un matiz de letra pequeña: es que esa figura jurídica no está en ninguna parte.
Lo que de verdad acredita que un programa cumple
La Agencia Tributaria no examina los programas de facturación uno a uno, no concede ningún sello, no publica ningún registro de software aprobado y no da números de autorización. Lo único que existe es la declaración responsable que firma el propio fabricante, y no para el producto en general, sino para cada versión concreta.
Ese documento tiene que identificar al fabricante, el nombre del producto, la versión, si el sistema funciona solo en modalidad VeriFactu o también en la no verificable, y una manifestación expresa de que cumple la Ley General Tributaria y el reglamento. No es un trámite cosmético: el fabricante asume la responsabilidad jurídica de lo que declara.
Así que cuando un anuncio dice «certificado por Hacienda» o «TPV homologado por la AEAT», no significa necesariamente que el producto sea malo. Significa que esa frase, por sí sola, no acredita absolutamente nada. Lo que tienes que pedir es otra cosa, y se pide con nombre y apellidos.
Y ahora la parte que duele
Aquí está el motivo por el que esto no es una curiosidad normativa. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria contempla una sanción de 50.000 euros por ejercicio para quien tenga sistemas de facturación que no cumplan los requisitos, y hasta 150.000 para quien los fabrique o comercialice.
Lee otra vez la primera parte. La sanción por tenencia recae sobre tu negocio, no sobre el proveedor que te lo vendió. Puedes haber pagado religiosamente una licencia a una empresa que te enseñó un logotipo bonito y seguir siendo tú quien responde. Por eso la declaración responsable no es un papel para el proveedor: es un papel que tienes que tener tú, guardado, y actualizado cada vez que el programa cambia de versión.
Esa es, literalmente, la parte del trabajo que nadie está haciendo en las oficinas de esta ciudad.
Qué pedirle a tu proveedor esta semana
Es una conversación de cinco minutos y no cuesta dinero. Pídele por escrito la declaración responsable del producto y de la versión que tú tienes instalada, no de la versión que vende ahora. Si aún no está adaptado, pídele por escrito la fecha comprometida y el número de versión.
Y luego compruébalo tú, que es lo que casi nadie hace: emite una factura de prueba y mira si lleva el código QR de verificación, si aparece la leyenda correspondiente y si el propio programa muestra la declaración responsable del fabricante. Si falta alguna de esas tres cosas, todavía no cumple, por mucho que lo diga el folleto.
Va también un aviso que te puede ahorrar un disgusto caro: no renueves licencias plurianuales ni compres un TPV nuevo sin garantía escrita. Un terminal comprado hoy sin declaración responsable, o sin compromiso firmado de versión y fecha, puede ser chatarra en 2027. Es el gasto inútil más probable de los próximos meses.
Las fechas buenas, que tampoco son las que circulan
Después de dos aplazamientos, las de VeriFactu son el 1 de enero de 2027 para quienes tributan por Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados. Lo fijó el Real Decreto-ley 15/2025. Buena parte de lo que sigue publicado por ahí, y de lo que te van a contar por teléfono, todavía habla de 2026.
Y ojo, porque hay una segunda norma que se está mezclando con esta a propósito. La factura electrónica obligatoria entre empresas regula otra cosa: no tu relación con Hacienda, sino cómo viajan las facturas entre tú y tus clientes. Su reglamento se publicó en el BOE en marzo de este año y está en vigor, pero los plazos reales arrancan cuando entre en vigor la orden ministerial de la solución pública de la Agencia Tributaria, prevista para primeros de octubre. Doce meses después para las empresas grandes, veinticuatro para el resto.
Traducido a un despacho de la calle Cirilo Amorós o a una asesoría de Campanar: en 2027 hay que cumplir las dos, y son dos ajustes distintos sobre el mismo sistema. Si quien te llama no sabe explicarte en qué se diferencian, no te está asesorando, te está vendiendo.
Por dónde salen de verdad tus facturas
Lo único que hay que hacer ya, y es gratis, es un inventario honesto. Y digo honesto porque en la mayoría de los despachos que atiendo en Valencia la respuesta real no es «por el programa». Es por el programa, y además una hoja de cálculo que usa una persona concreta, y además dos facturas al mes que se hacen a mano porque son casos raros, y además el TPV del mostrador y el módulo de la web.
Cada una de esas vías es un sistema informático de facturación a efectos de la norma, y cada una necesita su propia declaración responsable. Ahí hay un ahorro real y permanente que casi nadie plantea: cada sistema de más es un papel más, una versión más que mantener y un punto de fallo más. Muchos negocios pueden pasar de tres sistemas a uno. Eso no lo arregla comprar software, lo arregla ordenar procesos.
Ese inventario, además, es lo que determina si adaptarte cuesta poco o cuesta mucho. Sin él, cualquier presupuesto que te den es un número inventado.
Dónde viven esos registros, que es mi parte
Hay un trozo de todo esto que es puramente informático y que las asesorías, con razón, no cubren, porque no es su trabajo.
Los registros de facturación tienen que conservarse, poder leerse y poder entregarse si te los piden. Dejan de ser un archivo cualquiera del ordenador para convertirse en documentación con valor legal. Y sin embargo, en la mayoría de oficinas pequeñas de esta ciudad viven exactamente igual que hace diez años: en el disco de un ordenador que nadie ha mirado nunca, con una copia en un disco externo que alguien enchufa cuando se acuerda.
Cuando en una recuperación de datos aparece un disco con fotos de familia, la pérdida es sentimental. Cuando lo que hay dentro es la facturación de una sociedad y estamos en 2027, cambia de categoría, porque ahí no basta con recuperar casi todo. Y si tu facturación está en una plataforma en la nube, que es hoy lo más habitual, la pregunta no desaparece: sigue siendo tu obligación conservar y poder entregar, aunque el servidor sea de otro.
Lo mismo pasa con el certificado digital y con quién puede acceder a qué. Este verano he estado en una empresa de Valencia donde los documentos de trabajo estaban en la nube corporativa, bien, pero cualquier empleado podía abrirlos desde su móvil personal o desde el portátil de casa. No había pasado nada todavía. La pregunta que hay que hacerse antes de que pase es sencilla: si mañana se va alguien, ¿qué se lleva? Eso se responde con configuración, no con buena voluntad.
No es urgente, es prioritario
En 2027 se juntan la fecha de sociedades en enero, la de autónomos en julio y el arranque de la factura electrónica. Todo el que lo deje para el final va a llamar a la vez, al mismo puñado de proveedores, en el mismo trimestre. Y sabemos lo que pasa cuando la demanda se concentra: suben los precios, se estiran los plazos y baja la calidad porque se trabaja deprisa.
Los aplazamientos han regalado un año de margen. Ese margen es un activo y se está gastando solo. Ordenarlo este otoño cuesta lo que cuesta; hacerlo en marzo de 2027 costará lo que quiera el que tenga hueco en la agenda.
Cómo lo planteamos nosotros
Tu asesor fiscal te dice qué tienes que cumplir. Yo me ocupo del cómo en tus equipos: qué sistemas emiten facturas de verdad, qué declaración responsable tiene cada uno y de qué versión, cuáles se pueden eliminar, dónde se guardan los registros y quién comprueba que la copia funciona, qué certificados caducan y quién tiene acceso a qué. Son dos conversaciones distintas y funcionan mejor cuando cada uno hace la suya.
En despachos de abogados, asesorías y clínicas de Valencia lo hacemos dentro del mantenimiento informático mensual, y no por casualidad. Un cambio de sistema de facturación no es un día de trabajo, es un trimestre de detalles. Ir suelto a eso, pagando por horas, sale caro y sale mal. Y conviene decir en voz alta algo del modelo de cuota fija: con una cuota mensual, yo gano cuando tú tienes menos incidencias, no más. Por horas, el incentivo es justo el contrario.
Si llevas un despacho, una asesoría o una clínica en Valencia y quieres saber en qué punto estás de verdad antes de que empiece la carrera, llámame al 666 12 36 66. Una valoración técnica de cómo facturas y de dónde vive esa información se resuelve en una visita, y a partir de ahí se habla con datos en vez de con miedo.
Preguntas frecuentes
¿Existe una lista oficial de software homologado para VeriFactu?
No. La Agencia Tributaria no homologa ni aprueba previamente los programas de facturación, no publica ningún registro y no concede sellos. El cumplimiento se acredita mediante la declaración responsable que emite el fabricante para cada versión concreta del software.
¿Qué le tengo que pedir a mi proveedor?
La declaración responsable del producto y de la versión que tienes instalada, por escrito. Debe identificar al fabricante, el nombre y la versión del sistema y la modalidad de funcionamiento. Si el programa aún no está adaptado, pide la fecha y el número de versión comprometidos por escrito.
Si mi programa no cumple, ¿la multa es para el fabricante o para mí?
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria prevé sanciones tanto para quien fabrica o comercializa sistemas que no cumplen como para quien los tiene. La sanción por tenencia recae sobre el negocio que usa el sistema, no sobre el proveedor.
¿VeriFactu es obligatorio ya en 2026?
No. Tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025, la obligación empieza el 1 de enero de 2027 para quienes tributan por Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados.
Facturo con una hoja de cálculo. ¿Eso cuenta como sistema informático de facturación?
Es exactamente el tipo de caso que hay que revisar ahora. La norma se dirige a quien emite facturas mediante un sistema informático, y una hoja de cálculo con la que se generan facturas entra en esa conversación. Cada canal por el que sale una factura cuenta por separado.
¿Dais servicio a despachos y clínicas en Valencia?
Sí. Trabajamos con despachos de abogados, asesorías, clínicas y consultas de Valencia capital y área metropolitana, normalmente con un plan de mantenimiento mensual. Puedes llamar o escribir por WhatsApp al 666 12 36 66.
